Качественный документооборот
в Москве

Компания «Тессар Логистик» предлагает услуги по обеспечению документооборота в логистике – это позволит систематизировать бизнес-процессы и значительно упростить работу с документами. Услуги качественного документооборота позволят освободить сотрудников от напряженной бумажной работы и использовать это время для более интересных задач. Правильное оформление документов крайне важно для своевременной доставки грузов и организации эффективной работы с контрагентами.

Специалисты логистической компании «Тессар Логистик» берут на себя все заботы по заполнению транспортной документации. Мы гарантируем ответственное отношение к делу и отсутствие ошибок в документах.

Кому подойдет помощь специалистов по организации документооборота в логистике?

Организация документооборота в логистике подходит компаниям, которые выполняют грузоперевозки или часто взаимодействуют с транспортными организациями. Такая услуга станет выгодным решением для всех участников перевозочного процесса:

• Для клиентов это возможность значительно ускорить документооборот в логистике. Более быстрая подготовка документов позволит оперативно отправлять грузы по маршруту и не допускать никаких ошибок при организации доставки.
• Для перевозчиков это возможность освободиться от обязательной бумажной работы и уменьшить трудозатраты сотрудников. Мы возьмем на себя оформление всей необходимой документации, необходимой для содержания транспортных средств на балансе предприятия и для отправления грузов.
• Для начинающих предпринимателей это возможность минимизировать риски при заполнении документации и взаимодействии с контролирующими органами. Не будет ошибок в документах, следовательно, не будет крупных штрафов.

Качественный документооборот, организованный нашими специалистами, позволит обеспечить максимальную прозрачность бизнес-операций и успешно справляться с возникающими задачами. Оформление документов силами наших специалистов позволит организовать более быструю доставку грузов и предотвратить задержки отправки.

Какие документы используются в логистике?

Транспортная компания «Тессар Логистик» берет на себя заполнение всех основных видов документации, широко применяемой в логистике. Наши специалисты работают со следующими типами документов в сфере грузоперевозок:

• Договоры на грузоперевозки. Наши специалисты детально проработают текст договора, чтобы учесть все условия и нюансы сотрудничества. Мы поможем подготовить договор для разовых перевозок и постоянных поставок грузов.
• Товарно-транспортные накладные (ТТН). Такой документ заполняется для сопровождения груза, он используется для фиксации перемещения материальных ценностей. Накладная может составляться в бумажном или электронном виде, для нее используется унифицированная форма. Это один из главных документов для организации грузоперевозок, так как он сопровождает груз на всем пути следования. ТТН подготавливается для каждой грузоперевозки и для каждой партии груза.
• Путевые листы. Это основной документ, используемый для контроля работы водителей и автомобилей. В него вносится информация о маршруте, техническом состоянии автомобиля, расходе топлива, а также времени работы водителя, от которого будет зависеть расчет заработной платы. Путевой лист обязательно нужен при проверках сотрудниками ГИБДД, его отсутствие или неправильное заполнение может стать причиной штрафов.
• Акты приема-передачи груза. Этот документ удостоверяет факт передачи материальных ценностей, он используется при доставке товара от продавца к покупателю. Неправильно заполненный акт станет основанием для взаимных претензий и может даже привести к судебном иску. Чтобы избежать ненужных проблем, поручите заполнение актов и другой сопроводительной документации профессионалам.
• Сертификаты качества. Они подтверждают происхождение груза и его соответствие установленным стандартам. Такие документы используются не для всех категорий товаров. Наши специалисты помогут убедиться, что у товара есть все необходимые сертификаты для законной реализации на территории РФ.

Также мы помогаем заполнять сопроводительные ведомости, экспедиторские расписки, доверенности на получение груза и другие документы, широко применяемые в логистике. Правильно организованная система обмена документацией между участниками перевозочного процесса позволит избежать взаимных претензий, отказа от заключения сделок и судебных исков.

Что дает качественный документооборот компании?

Качественный документооборот в логистике выгоден каждой компании, которая постоянно занимается грузоперевозками или сотрудничает с транспортными организациями. В процессе взаимодействия с контрагентами неизбежно приходится заполнять большое количество документов, и даже небольшие ошибки могут стать причиной серьезных неприятностей. Коммерческая деятельность организаций строго контролируется государством, поэтому ошибки и неточности приведут к штрафам со стороны контролирующих органов, кроме того, возможны сложности во взаимодействии с клиентами и партнерами.

Небольшим компаниям бывает сложно содержать штат квалифицированных юристов, логистов, менеджеров по организации перевозок и других сотрудников, работающих с документацией. Их обязанности можно передать сотрудникам сторонней компании – это даст возможность избавиться от большей части бумажной работы.

Заказать качественный документооборот в компании «Тессар Логистик» будет выгодно по нескольким причинам:

• Высокая квалификация специалистов. У нас работают опытные сотрудники, знающие, как правильно заполнять любые виды транспортной документации и договоров на перевозки. Они смогут решить любой сложный вопрос, успешно справятся даже с большим объемом бумажной работы.
• Гарантированное соответствие документов действующим стандартам. При заполнении учитываются последние дополнения и обновления законодательства. Это даст возможность избежать ошибок и неточностей. Возможно заполнение документации в электронном виде – это упрощает взаимодействие с контрагентами.
• Сокращение сроков заполнения документации. Привлечение профессионалов позволит разгрузить офисных сотрудников и значительно быстрее подготовить полный комплект документации для отправки груза.
• Фиксация документооборота на всех этапах. Заказчику предоставляется полная отчетная информация, можно контролировать все этапы создания и движения документов.
• Хранение и систематизация документации. Перевод документов в электронный вид дает возможность обеспечить удобное хранение и быстрый поиск необходимых файлов.

В результате работать с документацией станет намного проще: все необходимые бумаги будут готовы вовремя, в них гарантированно не будет ошибок. Это упрощает работу организации и дает возможность справляться с увеличенным потоком заказов. Порядок в документации оптимизирует бизнес-процессы – это позволяет повысить качество обслуживания клиентов и повысить их лояльность.

Сколько будет стоить передача документооборота логистической компании?

Передача ведения документооборота сторонней компании потребует затрат, но в итоге они будут полностью оправданы результатом. Мы предлагаем выгодные тарифы на заполнение, проверку документов, хранение, архивацию и другие услуги. На стоимость услуг будут влиять следующие факторы:

• Виды заполняемой документации. Вы можете передать нашим специалистам полное ведение документооборота компании или только заполнение отдельных видов документов, например, договоров с заказчиками перевозок. Можно выбрать оптимальный вариант в зависимости от специфики деятельности компании.
• Объемы работы компании. Мы работаем с индивидуальными предпринимателями и организациями любого масштаба. Для ИП и небольших компаний передача документооборота на аутсорсинг – это возможность сэкономить и избежать штрафов, для крупных организаций – уменьшить нагрузку на офисных сотрудников и ускорить бизнес-процессы.
• Сложность поставленных задач. Если нужно оформить нестандартный договор множеством дополнительных условий или подготовить другие виды документации, такая работа будет стоить несколько дороже, чем заполнение типового комплекта. Однако помощь профессионалов позволит избежать дорогостоящих ошибок при заполнении сложных документов.

Также на стоимость будет влиять тип организации, особенности ее работы и взаимодействия с контрагентами. В любом случае мы сможем найти наиболее выгодную схему сотрудничества, все затраты будут оправданы результатом.

Как проходит обмен документами?

Мы ориентируемся на схему документооборота, которая уже работает в компании. Возможны следующие варианты:

• Если организация уже перешла на систему электронного документооборота (ЭДО), мы поможем организовать обмен документацией через того же оператора, с которой она уже работает. Возможна интеграция с корпоративными порталами, это помогает организовать работу крупных предприятий.
• Если компания пока работает с документами в традиционной бумажной форме, мы будем передавать их в PDF-формате путем отправки на электронный адрес, также доставляется бумажный оригинал. Можно обсудить индивидуальные способы передачи документации и сроки ее подготовки.

В любом случае документация будет оформлена в соответствии с требованиями налогового законодательства. Это позволит без проблем проходить проверки налоговых органов и не допускать начисления штрафов. Если по каким-либо причинам все же будет обнаружена ошибка, она будет исправлена в течение двух часов.

После окончания совместной работы документация будет храниться в нашем архиве в течение 5 лет, в течение этого времени можно будет без проблем получать справки, выписки и копии. После завершения срока архивного хранения документация уничтожается в соответствии с действующими правилами. В любом случае гарантируется сохранность данных компаний, исключено разглашение конфиденциальной информации и коммерческой тайны.

Как заказать услуги качественного документооборота в компании «Тессар Логистик»?

Чтобы заказать полный комплекс услуг по организации качественного документооборота, позвоните нам или оставьте запрос на сайте. Специалист предоставит подробную информацию по оказываемым услугам и их стоимости. Мы предлагаем доступные расценки на ведение транспортной документации: все расходы будут оправданы за счет увеличенной прибыли от оптимизации бизнес-процессов.